Greetings and closings for letters and e-mails
Words used in greetings and closings for letters and e-mails play an important role for the recipient to take interest in that letter or e-mail. For Urdu-speaking people who want to learn English from Urdu, we have prepared a list of words on greetings and closings for letters and emails with examples and explanations in the Urdu language.
اِن جملوں کا درست تلفظ سننے کے لئیے ہماری یہ ویڈیو دیکھیں۔
خط اور ای میل میں مخاطب کرنے اور الوداع کرنے کے الفاظ
جب ہم کوئی خط یا ای میل لکھتے ہیں تو جسے ہم لکھ رہے ہیں، کو مخاطب کرنے کے لیے جناب عالی، آداب، اسلام و علیکم وغیرہ جیسے الفاظ سے شروع کرتے ہیں۔ بالکل اس ہی طرح انگلش میں بھی Dear Madam, Dear Sir, وغیرہ جیسے الفاظ استعمال ہوتے ہیں۔ ان الفاظ کا صحیح چناؤ بہت ضروری ہے کیونکہ خط وصول کرنے والے کی دلچسپی کا دارومدار ان شروع میں لکھے گۓ الفاظ پر ہوتا ہے۔ اگر خط یا ای میل پڑہنے والے کو یہ محسوس ہوا کہ یہ خط اس ہی کے لیے ہے تو وہ اسے اہمیت دے گا اور پڑہے گا۔ان الفاظ کا تعلق لکھنے والے کا مخاطب سے تعلق پر ہوتا ہے۔ اگر کاروباری یا سرکاری مراسم ہیں تو ایک قسم کے الفاظ استعمال ہوں گے اور اگر دوستانہ یا بے تکلفانہ تعلقات ہیں تو دوسرے قسم کے الفاظ استعمال ہوں گے۔
خط کے آخر میں نیک خواہشات جیسے regards, best wishes, sincerely, جیسے closing کلمات لکھے جاتے ہیں۔ ان کا بھی مخاطب سے تعلق کی بنیاد پر استعمال ہوتا ہے۔ ان تمام پہلووں کا تفصیل سے جائزہ لیا جاۓ گا۔
خط کے اہم حصے
لکھنے والے کا پتہ
تاریخ
وصول کرنے والے کا پتہ
مخاطب کرنے کےآداب
Body یعنی مواد
اختتامیہ اور دستخط
Enclosures یعنی منسلکات
ہم یہاں مندرجہ ذیل دو حصوں پر روشنی ڈالیں گے:
♦ Salutation / Greeting
♦ Closing / Signing off
Greetings and closings for letters and e-mails
Salutations یا Greetings کیا ہوتے ہیں؟
کسی خط یا ای میل میں مخاطب کرنے کے الفاظ کو Salutation یا Greeting کہتے ہیں۔ ان الفاظ کے چناؤ سے پہلے یہ دیکھنا ہوگا کہ جسے لکھا جا رہا ہے اس سےلکھنے والے کا کیا تعلق ہے۔ اگر یہ کاروباری خط ہے، کسی سرکاری ادارے سے خط و کتابت ہےیاکسی ادارے کے سینیئر افسر، اپنے کسی سینیئر، یا کسی ایسے شخص کو لکھا جارہا ہے جس سے رسمی (formal) تعلقات ہیں یعنی وہ کوئی بے تکلف دوست یا جاننے والا نہیں ہے تو formal salutations / greetings استعمال ہوں گی۔ اگر کچھ جان پہچان ہے تو semiformal اور اگر بہت بے تکلفی ہے تو informal salutations استعمال ہوتے ہیں۔
Formal Salutations / Greetings
رسمی طور پرمخاطب کرنے کے لیے یہ الفاظ استعمال کیے جاتے ہیں:
Dear Sir,
Dear Madam,
To whom it may concern:
Dear Mr. Atif,
Dear Ms. Uzma,
Dear Miss Faiza,
Dear Mrs. Saleem,
Dear Dr. Nighat,
Dear XYZ,
Dear Professor Asif,
Good Morning / Good Afternoon /
Good Evening Mr./Ms………
- اگر جسے لکھا جا رہا ہے اس کا نام نہیں معلوم یا کسی وجہ سے اس کا نام نہیں لکھنا ہے تومرد حضرات کے لیے dear sir, اور خواتین کے لیے dear madam, لکھا جاتا ہے۔ اگر یہ معلوم نہ ہو کہ جسے لکھا جارہا ہے ، وہ مرد ہے یا خاتون، تو dear sir/madam لکھا جاتا ہے۔ تمام سرکاری اور کاروباری خط و کتابت اور سینیئر حضرات کے لیے dear sir اور dear madam لکھا جاتا ہے۔ ان کے آخر میں coma کی علامت (,) لگائی جاتی ہے۔
- اگر یہ معلوم نہ ہو کہ پڑہنے والا کون ہو گا تو to whom it may concern لکھا جاتا ہے ۔ اس کے آخر میں coma کی علامت نہیں لگتی ہے بلکہ colon کا علامت (:) لگتی ہے۔ آپ نے دیکھا ہوگا کہ Character Certificate اور اس قسم کے دوسرے سرٹیفیکیٹ کے اوپر To Whom It May Concern لکھا ہوتا ہے، اس کی یہی وجہ ہے کہ یہ سرٹیفیکیٹ کسی مخصوص شخص کے سامنے پیش نہیں ہوتا بلکہ مختلف جگہوں پر پیش کیا جا سکتا ہے۔
- اگر جسے لکھا جا رہا ہے اس کا نام معلوم ہے اور وہ مرد ہے تو Mr اوراسکا surname یا second name لکھا جاۓ گا، جیسے:
Dear Mr. Jafri, Dear Mr. Siddiqui, Dear Mr. Qizalbash, Dear Mr. Poonawala,
- اگر نام معلوم ہے اور وہ خاتون ہیں تو نیچے بیان کی گئی 3 قسم کی صورتحال کا سامنا ہو سکتا ہے:
- اگر وہ unmarried ہیں تو نام کے ساتھ Miss لکھا جاۓ گا، جیسے: Dear Miss Nosheen, Dear Miss Shazia
- اگر وہ married ہیں تو نام کے ساتھ لکھا جاۓ گا، جیسے: Dear Mrs. Abidi, Dear Mrs. Yaqoob,
- اگر آپ نہیں جانتے کہ خاتون married ہیں یا unmarried تو لکھا جاتا ہے، جیسے: Dear Ms. Fakhrah, یاد رکھیں کہ Ms. مسز (Mrs.) کا short form نہیں ہے۔ یہ ایک مکمل لفظ ہے جو ایسی جگہ استعمال ہوتا ہے جب یہ پتہ نہ ہو کہ مخاطب خاتون شادی شدہ ہیں یا غیر شادی شدہ۔ اب Mrs. کا استعمال تقریباً ختم ہو چکا ہے۔ اب صرف Ms. کا استعمال ہوتا ہے۔
- اگر یہی معلوم نہ ہو کہ مخاطب مرد ہے یا خاتون تو یا Ms. وغیرہ کچھ نہیں لگتا بلکہ dear کے ساتھ نام لکھ دیا جاتا ہے جیسے:
,Dear Naseem Pervez, Dear Shamim Akhter, Dear Gohar Nadeem
- جن حضرات کے نام پیشے کے ٹائیٹل کے ساتھ لکھے جاتے ہیں جیسے , Prof., : وغیرہ تو مخاطب کرتے وقت بھی یہ ٹایئٹل لکھے جاتے ہیں جیسے: Dear Dr. Masood, Dear Dr. Romana, Dear Prof. Saeed, Dear Professor Mehreen, Dear Eng. Basit,
- Formal Salutations میں Good Morning وغیرہ بھی ، نام کے ساتھ یا بغیر نام کے استعمال ہو تے ہیں، جیسے Good Morning Mr. Waseem,
Semi-Formal Salutations
جب مخاطب سے کچھ جان پہچان ہو تو semi-formal salutations کا استعمال ہوتا ہے اور اس کا first name لکھا جاتا ہے اور Mr. یا Ms.وغیرہ نہیں لکھا جاتا۔ فرض کریں ہماری ایک صاحب Anwer Maqsood سے کچھ جان پہچان ہے تو ہم انہیں Dear Anwer, لکھیں گے۔ اس ہی طرح ایک جان پہچان کی خاتون جن کا پورا نام Rukhsana Majeed, ہے، ہم انہیں Dear Rukhsana, لکھیں گے۔ ہمارے معاشرے میں خاتون کے معا ملے میں کچھ احتیاط برتنی چاہیے، اگر Dear کے بعد Ms. کا اضافہ کر دیا جاۓ تو بہتر ہے۔ Semi-formal greetings میں استعمال ہونے والے کچھ مزید الفاظ یہ ہیں:-
Dear colleagues,
Dear students,
Dear all,
Dear Habib,
Dear Rakhshandah,
Informal Salutation / Greetings
جب مخاطب سے بہت قریبی یا بے تکلفانہ تعلق ہو تو Informal Salutations / Greetings استعمال ہوتی ہیں جیسے:-
Hello, Hello Ahmed, Hello Shazia, Hello Guys,
Hi, Hi Tabindah, Hi Noreen, Hi Jawed, Hi Everybody,
Hey, Hey Muzaffar, Hey Razzaq, Hey Azra,
Greetings and closings for letters and e-mails
Closing / Signing off
Letters اور emails میں آخر میں closing یا signing off کے الفاظ کا چناؤ بھی مخاطب سے تعلق کی بنیاد اورsalutation میں استعمال ہونے والے الفاظ پر ہوتا ہے۔ نیچے دی ہوئی ٹیبل میں closing میں استعمال ہونے والے الفاظ اور ان کے مواقع بیان کیے گۓ ہیں:-
Formal:
جب مخاطب کے لیے Dear Sir, Dear Madam, استعمال ہوا ہو to whom it may concern: یا
| Yours Sincerely, Sincerely yours, Respectfully, Yours truly, |
| جب Dear کے ساتھ نام استعمال ہوا ہو جیسے: Dear Mr. Raghib, Dear Mr. Rehman, | Sincerely, |
یاد رکھیے! Closing میں لکھے جانے والے yours میں s سے پہلے apostrophe کی علامت (‘) نہیں لگتی ہے۔
Semi-Formal:
| کاروباری اور سرکاری خط و کتابت میں استعمال ہوتے ہیں۔ |
Kind Regards, Warm Regards, Regards, Best Wishes, With very best wishes, |
Informal:
| جب مخاطب سے بےتکلفانہ تعلق ہو۔ |
Best, All the best, Hugs, Cheers, Love, Your friend, Thanks, Many thanks, |
Greetings and closings for letters and e-mails
