Greetings and closings for letters and e-mails

Words used in greetings and closings for letters and e-mails play an important role for the recipient to take interest in that letter or e-mail. For Urdu-speaking people who want to learn English from Urdu, we have prepared a list of words on greetings and closings for letters and emails with examples and explanations in the Urdu language.

خط اور ای میل میں مخاطب کرنے اور الوداع کرنے کے الفاظ

جب ہم کوئی خط یا ای میل لکھتے ہیں تو جسے ہم لکھ رہے ہیں، کو مخاطب کرنے کے لیے جناب عالی، آداب، اسلام و  علیکم وغیرہ  جیسے الفاظ سے شروع کرتے ہیں۔ بالکل اس ہی طرح  انگلش میں بھی Dear Madam, Dear Sir, وغیرہ جیسے الفاظ استعمال ہوتے ہیں۔ ان الفاظ کا صحیح چناؤ  بہت ضروری ہے کیونکہ خط وصول کرنے والے کی دلچسپی کا دارومدار ان شروع میں  لکھے گۓ الفاظ پر ہوتا ہے۔ اگر خط یا ای میل پڑہنے والے کو یہ محسوس ہوا کہ یہ خط اس ہی کے لیے ہے تو وہ اسے  اہمیت دے گا اور پڑہے گا۔ان الفاظ کا تعلق لکھنے والے کا  مخاطب سے تعلق پر ہوتا ہے۔  اگر کاروباری یا سرکاری مراسم ہیں تو ایک قسم کے الفاظ استعمال ہوں گے اور اگر دوستانہ یا بے تکلفانہ  تعلقات ہیں تو دوسرے قسم کے الفاظ استعمال ہوں گے۔

خط کے آخر میں نیک خواہشات جیسے  regards, best wishes, sincerely,  جیسے closing کلمات لکھے جاتے ہیں۔ ان کا  بھی مخاطب سے تعلق کی بنیاد پر استعمال ہوتا ہے۔ ان تمام پہلووں کا تفصیل سے جائزہ لیا جاۓ گا۔

خط کے اہم حصے

لکھنے والے کا پتہ

تاریخ

وصول کرنے والے کا پتہ

مخاطب کرنے کےآداب

Body یعنی مواد

اختتامیہ اور دستخط

Enclosures یعنی   منسلکات

ہم یہاں مندرجہ ذیل دو حصوں پر روشنی ڈالیں گے:

♦ Salutation / Greeting

♦ Closing / Signing off

Greetings and closings for letters and e-mails

Salutations یا Greetings کیا ہوتے ہیں؟

کسی خط یا   ای میل میں مخاطب کرنے کے الفاظ کو Salutation   یا   Greeting  کہتے ہیں۔   ان الفاظ  کے چناؤ سے پہلے یہ دیکھنا ہوگا کہ جسے لکھا جا رہا ہے اس سےلکھنے والے کا کیا تعلق ہے۔ اگر  یہ کاروباری خط ہے،    کسی سرکاری ادارے سے خط و کتابت ہےیاکسی ادارے کے سینیئر افسر، اپنے کسی سینیئر، یا کسی ایسے شخص کو لکھا جارہا ہے جس سے رسمی  (formal)     تعلقات ہیں یعنی وہ کوئی  بے تکلف دوست یا جاننے والا نہیں ہے تو  formal salutations / greetings  استعمال ہوں گی۔  اگر کچھ جان پہچان ہے تو  semiformal اور اگر بہت بے تکلفی ہے تو  informal salutations  استعمال ہوتے ہیں۔

Formal Salutations / Greetings

رسمی  طور پرمخاطب کرنے کے لیے یہ الفاظ استعمال کیے جاتے ہیں:

Dear Sir,

Dear Madam,

To whom it may concern:

Dear Mr. Atif,

Dear Ms. Uzma,

Dear Miss Faiza,

Dear Mrs. Saleem,

Dear Dr. Nighat,

Dear XYZ,

Dear Professor Asif,

Good Morning / Good Afternoon /

Good Evening Mr./Ms………

  • اگر جسے لکھا جا رہا ہے اس کا نام نہیں معلوم یا کسی وجہ سے اس کا نام نہیں لکھنا ہے تومرد حضرات کے لیے  dear sir,  اور خواتین کے لیے               dear madam,  لکھا جاتا ہے۔ اگر یہ معلوم نہ ہو کہ جسے لکھا جارہا ہے ، وہ مرد ہے یا خاتون،   تو   dear sir/madam   لکھا جاتا ہے۔ تمام سرکاری اور کاروباری  خط و کتابت اور سینیئر  حضرات کے لیے dear sir    اور  dear madam لکھا جاتا ہے۔ ان کے آخر میں  coma  کی علامت (,)  لگائی جاتی ہے۔
  • اگر یہ معلوم نہ ہو کہ پڑہنے والا کون ہو گا تو to whom it may concern لکھا جاتا ہے ۔ اس کے آخر میں  coma کی علامت نہیں لگتی ہے بلکہ colon کا علامت  (:) لگتی ہے۔ آپ نے دیکھا ہوگا کہ  Character Certificate  اور اس قسم کے دوسرے سرٹیفیکیٹ کے اوپر         To Whom It May Concern   لکھا ہوتا ہے، اس کی یہی وجہ ہے کہ یہ سرٹیفیکیٹ کسی مخصوص شخص کے سامنے پیش نہیں ہوتا بلکہ مختلف جگہوں پر پیش  کیا جا سکتا ہے۔
  • اگر جسے لکھا جا رہا ہے اس کا نام معلوم ہے اور وہ مرد ہے تو Mr اوراسکا surname  یا second name لکھا جاۓ گا، جیسے:

Dear Mr. Jafri, Dear Mr. Siddiqui, Dear Mr. Qizalbash, Dear Mr. Poonawala,

  • اگر نام  معلوم ہے اور وہ خاتون ہیں تو نیچے بیان کی گئی 3 قسم کی صورتحال کا سامنا ہو سکتا ہے:
    • اگر وہ unmarried ہیں تو  نام  کے ساتھ Miss لکھا جاۓ گا، جیسے: Dear Miss Nosheen, Dear Miss Shazia
    • اگر وہ married ہیں تو نام کے ساتھ   لکھا جاۓ گا، جیسے: Dear Mrs. Abidi, Dear Mrs. Yaqoob,
    • اگر آپ نہیں جانتے کہ خاتون married  ہیں یا  unmarried  تو    لکھا جاتا ہے، جیسے:    Dear Ms. Fakhrah,   یاد  رکھیں کہ Ms. مسز    (Mrs.)   کا  short form  نہیں ہے۔ یہ ایک مکمل لفظ ہے جو ایسی جگہ استعمال ہوتا ہے جب یہ پتہ نہ ہو کہ مخاطب خاتون شادی شدہ ہیں یا غیر شادی شدہ۔  اب Mrs.  کا استعمال تقریباً  ختم ہو چکا ہے۔ اب صرف  Ms.  کا استعمال  ہوتا ہے۔
  • اگر یہی معلوم نہ ہو کہ مخاطب مرد ہے یا خاتون تو  یا   Ms.  وغیرہ کچھ نہیں لگتا بلکہ dear  کے ساتھ نام لکھ دیا جاتا ہے  جیسے:

,Dear Naseem Pervez, Dear Shamim Akhter, Dear Gohar Nadeem

  • جن حضرات کے نام پیشے  کے ٹائیٹل کے ساتھ لکھے جاتے ہیں جیسے , Prof., : وغیرہ  تو مخاطب کرتے وقت بھی یہ ٹایئٹل لکھے جاتے ہیں جیسے: Dear Dr. Masood, Dear Dr. Romana, Dear Prof. Saeed, Dear Professor Mehreen, Dear Eng. Basit,
  • Formal Salutations میں  Good Morning وغیرہ بھی  ، نام  کے ساتھ یا بغیر نام کے استعمال ہو تے ہیں، جیسے  Good Morning Mr. Waseem,

Semi-Formal Salutations

جب مخاطب سے کچھ جان پہچان ہو تو    semi-formal salutations   کا استعمال ہوتا ہے اور  اس کا  first name  لکھا جاتا ہے اور Mr.   یا     Ms.وغیرہ  نہیں لکھا جاتا۔ فرض کریں  ہماری ایک صاحب Anwer Maqsood  سے کچھ جان پہچان ہے  تو ہم انہیں Dear Anwer,  لکھیں گے۔ اس ہی طرح ایک جان پہچان کی خاتون  جن کا پورا نام  Rukhsana Majeed,  ہے، ہم انہیں   Dear Rukhsana,   لکھیں گے۔  ہمارے معاشرے میں خاتون کے معا ملے میں کچھ احتیاط برتنی چاہیے، اگر Dear کے بعد  Ms. کا اضافہ کر دیا جاۓ تو بہتر ہے۔   Semi-formal greetings  میں استعمال ہونے والے کچھ مزید الفاظ یہ ہیں:-  

Dear colleagues,

Dear students,

Dear all,

Dear Habib,

Dear Rakhshandah,

Informal Salutation / Greetings

جب مخاطب سے بہت قریبی  یا بے تکلفانہ تعلق ہو  تو  Informal Salutations / Greetings  استعمال ہوتی ہیں جیسے:-

Hello,  Hello Ahmed,   Hello Shazia,   Hello Guys,

Hi, Hi Tabindah, Hi Noreen, Hi Jawed, Hi Everybody,

Hey, Hey Muzaffar, Hey Razzaq, Hey Azra,

Greetings and closings for letters and e-mails

Closing / Signing off

Letters اور emails   میں آخر میں  closing  یا  signing off  کے الفاظ کا چناؤ بھی  مخاطب سے تعلق کی بنیاد  اورsalutation   میں  استعمال ہونے والے الفاظ پر ہوتا ہے۔  نیچے دی ہوئی ٹیبل میں   closing  میں استعمال ہونے والے الفاظ اور ان کے مواقع بیان کیے گۓ ہیں:-

Formal:

جب مخاطب کے لیے  Dear Sir, Dear Madam,  استعمال ہوا ہو   to whom it may concern: یا 

 

Yours Sincerely,

Sincerely yours,

Respectfully,

Yours truly,

جب  Dear  کے ساتھ نام استعمال ہوا ہو جیسے: Dear Mr. Raghib, Dear Mr. Rehman, Sincerely,

یاد رکھیے!    Closing میں لکھے جانے والے  yours  میں s   سے پہلے apostrophe  کی علامت  (‘) نہیں لگتی ہے۔

Semi-Formal:

کاروباری اور سرکاری خط و کتابت میں استعمال ہوتے ہیں۔

Kind Regards,

Warm Regards,

Regards,

Best Wishes,

With very best wishes,

Informal:

جب مخاطب سے بےتکلفانہ تعلق ہو۔

Best,

All the best,

Hugs,

Cheers,

Love,

Your friend,

Thanks,

Many thanks,

Greetings and closings for letters and e-mails

Greetings and closings for letters and e-mails

Leave a Comment

آپ کا ای میل ایڈریس شائع نہیں کیا جائے گا۔ ضروری خانوں کو * سے نشان زد کیا گیا ہے